وظایف و مسئولیت های لابی من در شرکت چیست
قبل از پرداختن به لابی من، باید اشاره شود که لابی یک شرکت معمولا در ورودی اصلی ساختمان قرار دارد. این محل به عنوان نقطه ورودی و خروجی افرادی که با شرکت در تماس هستند، بسیار مهم است. به علاوه، لابی می‌تواند به عنوان یک فضای مشترک برای تعامل کارکنان و ملاقات با مهمانان و مخاطبین شرکت استفاده شود. بنابراین، معمولا لابی من شرکت، در سطح اول یا در طبقات ورودی ساختمان مستقر است و با استفاده از نشانه‌های مختلف، بسیار آسان قابل شناسایی است.
وظایف و مسئولیت‌های لابی من
لابی من، مسئول لابی یا رسپشنیست نامیده می‌شود. قبلا بیان شد که لابی من کیست، از اینرو، در این مقاله به وظایف و مسئولیت‌های لابی من شرکت اشاره می‌گردد:
پذیرش و راهنمایی مخاطبین
- مخاطبین را به صورت حرفه‌ای و دوستانه پذیرش کرده و به محل مورد نظرشان راهنمایی کند.
- به مخاطبین خوش آمد گفته و آن‌ها را به محل مورد نظرشان راهنمایی کند.
- به مخاطبین راهنمایی‌های مفیدی در مورد ساختمان، خدمات و تسهیلات موجود در آن ارائه دهد.
- به مخاطبین اطلاعات راجع به امکانات ساختمان مانند رستوران‌ها، سالن کنفرانس، پارکینگ و … را ارائه دهد.
- اگر مخاطبان به دنبال راهنمایی در مورد شهر و محله محل قرارگیری ساختمان هستند، به آن‌ها کمک کند.
- همیشه برای پاسخگویی به پرسش‌ها و نیازهای مخاطبان آماده باشد.
- با ارائه خدمات عالی و در صورت نیاز ارجاع مخاطبان به بخش‌های مرتبط داخل شرکت، نقش مهمی در ایجاد اعتماد مخاطبان به شرکت دارد.
مدیریت تلفن‌ها و ارتباطات
- مسئول پاسخگویی به تلفن‌ها و ارسال پیام‌هایی که برای شرکت ارسال می‌شوند.
- تمام تلفن‌های شرکت را نظارت کرده و به هنگام دریافت تماس‌های ورودی، به صورت حرفه‌ای و با استفاده از عبارات گوناگون به تمام مخاطبین پاسخ دهد.
- پیام‌های ایمیل و پیامک‌هایی که برای شرکت ارسال می‌شوند را بررسی و پاسخ دهد.
- پیام‌های مهم و اطلاع‌رسانی‌های مرتبط با شرکت را به کلیه کارکنان منتقل کند.
- تمام اطلاعات محرمانه را محافظت کرده و اطلاعات حساس را به دقت مدیریت کند.
پذیرش و راهنمایی مخاطبین
- مخاطبین را به صورت حرفه‌ای و دوستانه پذیرش کرده و به محل مورد نظرشان راهنمایی کند.
- به مخاطبین خوش آمد گفته و آن‌ها را به محل مورد نظرشان راهنمایی کند.
- به مخاطبین راهنمایی‌های مفیدی در مورد ساختمان، خدمات و تسهیلات موجود در آن ارائه دهد.
- به مخاطبین اطلاعات راجع به امکانات ساختمان مانند رستوران‌ها، سالن کنفرانس، پارکینگ و … را ارائه دهد.
- اگر مخاطبان به دنبال راهنمایی در مورد شهر و محله محل قرارگیری ساختمان هستند، به آن‌ها کمک کند.
- همیشه برای پاسخگویی به پرسش‌ها و نیازهای مخاطبان آماده باشد.
- با ارائه خدمات عالی و در صورت نیاز ارجاع مخاطبان به بخش‌های مرتبط داخل شرکت، نقش مهمی در ایجاد اعتماد مخاطبان به شرکت دارد.
مدیریت تلفن‌ها و ارتباطات
- مسئول پاسخگویی به تلفن‌ها و ارسال پیام‌هایی که برای شرکت ارسال می‌شوند.
- تمام تلفن‌های شرکت را نظارت کرده و به هنگام دریافت تماس‌های ورودی، به صورت حرفه‌ای و با استفاده از عبارات گوناگون به تمام مخاطبین پاسخ دهد.
- پیام‌های ایمیل و پیامک‌هایی که برای شرکت ارسال می‌شوند را بررسی و پاسخ دهد.
- پیام‌های مهم و اطلاع‌رسانی‌های مرتبط با شرکت را به کلیه کارکنان منتقل کند.
- تمام اطلاعات محرمانه را محافظت کرده و اطلاعات حساس را به دقت مدیریت کند.
ایجاد و حفظ فضای پذیرایی
- محیطی مناسب پذیرایی و دوستانه در لابی ایجاد کند و برای مهمانان و کارکنان شرکت فضای مناسبی برای انتظار، مطالعه و ملاقات ایجاد کند.
- به ایجاد فضایی دوستانه و مهمان‌پذیر در این محیط توجه ویژه داشته باشد.
- از انواع دکوراسیون‌ها، میوه‌ها، نوشیدنی‌های گرم و سرد، روزنامه و مجلات، تلویزیون و سایر وسایل کمکی استفاده کند.
- به فضای مناسب برای انتظار، مطالعه و ملاقات مهمانان و کارکنان شرکت توجه کند.
- محیطی مناسب با مبلمان راحت و استفاده از فضا بهینه، ایجاد کند.
- دستگاه تلفنی برای اطمینان از این که همه مهمانان در دسترس هستند، قرار دهد.
- برای ملاقات‌ها و جلسات خصوصی، اتاق جلساتی کوچک در لابی تعبیه کند.
- به نظافت روزانه و حفظ کیفیت محیط، زیبایی و استفاده بهینه از وسایل موجود در لابی توجه داشته باشد.
اداری
- وظایف اداری را نیز بر عهده داشته باشد.
- این شامل ثبت ورود و خروج افراد، ثبت نام مهمانان، برگزاری جلسات و ملاقات‌ها و سایر وظایف اداری مرتبط است.
- اطمینان حاصل کند که هر فردی که وارد ساختمان شرکت می‌شود، به درستی ثبت و پذیرش شده است.
- ثبت نام مهمانان را انجام دهد و اطمینان حاصل کند که هر مهمانی که برای دیدار با یکی از کارکنان شرکت یا حضور در یک جلسه ثبت‌نام می‌کند، به درستی در سیستم ثبت شده است.
- فضای مناسبی برای برگزاری جلسات و ملاقات‌های مختلف فراهم کند.
- اتاق‌های جلسه را رزرو کرده و آن‌ها را قبل از شروع جلسه آماده کند.
- تأکید کند که هر چیزی که برای جلسات و ملاقات‌ها نیاز است، مانند پروژکتور، صفحه نمایش و … در دسترس است.
- سایر وظایف اداری مرتبط با لابی من شرکت، مانند مدیریت تأخیرها، مدیریت نوبت‌دهی، ارائه خدمات مرتبط با چاپ و کپی، مدیریت صندوق پستی و پست‌های ورودی و خروجی و … را انجام دهد.
- مطمئن شود که همه‌ی این وظایف با دقت و به صورت منظم انجام شده‌اند.
ایمنی و امنیت
- در راستای حفظ امنیت شرکت، با توجه به قوانین و مقررات ایمنی، نظارت بر افراد و وسایل ورودی و خروجی ساختمان را بر عهده داشته باشد.
- با توجه به قوانین و مقررات ایمنی، نظارت و کنترل کاملی بر ورود و خروج افراد و وسایل در ساختمان داشته باشد.
- هویت هر فرد ورودی به ساختمان را بررسی کند.
- وسایل ورودی و خروجی را تفتیش کند.
- هر گونه فعالیت مشکوکی در لابی شرکت را بررسی کند.
سایر وظایف
- بسته‌ها را دریافت کرده و تحویل دهد.
- ساختمان را تمیز و مرتب نگه دارد.
- به سایر کارکنان شرکت در کارهایشان کمک کند.
- در صورت نیاز، از ساختمان محافظت کند.
لابی من نقش مهمی در ایجاد یک محیط کاری مثبت و کارآمد دارد. این شخص مسئول پاسخگویی به مخاطبین، مدیریت تلفن‌ها و ارتباطات و سایر وظایف است. لابی من باید فردی حرفه‌ای، دوستانه و ماهر باشد که بتواند به خوبی با افراد مختلف ارتباط برقرار کند.
جمع‌بندی
در نتیجه، مسئول لابی شرکت در دو حوزه اصلی فعالیت دارد: حوزه اداری و حوزه ایمنی/امنیت. در حوزه اداری، وظایف او شامل فراهم کردن فضای مناسب برای جلسات و ملاقات‌ها، مدیریت تأخیرها، نوبت‌دهی، خدمات چاپ و کپی، مدیریت صندوق پستی و پست‌ها و سایر مسائل مرتبط است که باید با دقت و به صورت منظم انجام دهد.
در حوزه ایمنی/امنیت، مسئول لابی باید مسئولیت حفظ امنیت ساختمان را بر عهده دارد. او باید با رعایت قوانین و مقررات ایمنی، نظارت کند و امنیت ورود و خروج افراد و وسایل از ساختمان را تضمین نماید. همچنین، او مسئول بررسی هویت افراد ورودی، تفتیش وسایل ورودی و خروجی، و مشاهده هر گونه فعالیت مشکوک در لابی شرکت می‌باشد.
در صورت مشاهده هر گونه فعالیت مشکوک، مسئول لابی باید فوراً واحد امنیت شرکت را مطلع نموده و اقدامات لازم برای مدیریت و کنترل این موضوع را به عهده بگیرد. همچنین، با همکاری واحد امنیت شرکت و سایر مسئولان، برای ارتقاء سطح امنیت ساختمان و جلوگیری از هر گونه تهدید احتمالی همکاری می‌کند.
همچنین، مسئول لابی باید نیز نظارت کند که نقاط دیگری که در ساختمان مستقر هستند، مانند مراکز تحقیقاتی و ارگان‌های دولتی و خصوصی، نیز در برابر هر گونه نقص امنیتی محافظت شوند. او باید با همکاری واحد امنیت شرکت و سایر مسئولان، اقدامات لازم را برای بهبود سطح امنیت ساختمان و جلوگیری از تهدیدات احتمالی انجام دهد.
این جمع‌بندی نشان می‌دهد که وظایف لابی من شرکت در دو حوزه اداری و ایمنی/امنیت بسیار گسترده و مهم هستند و نقش او در حفظ امنیت و ارتقاء ارتباطات در ساختمان بسیار حیاتی است.